ออกแบบระบบห้องประชุม ทำไมต้องเลือกบริษัทเฉพาะทาง

ความเข้าใจในการดำเนินงานภายในห้อง ลักษณะการใช้งาน ให้คำปรึกษาได้

ห้องประชุมเป็นพื้นที่ที่แตกต่างจากงานออกแบบภายในประเภทอื่น เนื่องจากผู้ออกแบบต้องมีความเข้าใจถึงธรรมชาติของห้องประชุม ทั้งรูปแบบ (Form & Function) และศิลปะ (อัตลักษณ์ขององค์กร) โดยในแต่ละห้องมีวัตถุประสงค์ต่างกันออกไปตามลักษณะการใช้งาน ซึ่งบริษัทเฉพาะทางมีความเชี่ยวชาญ สามารถให้คำปรึกษากับผู้ว่าจ้าง และออกแบบให้ตอบสนองต่อความต้องการได้

ระบบห้องประชุมเป็นเรื่องละเอียดอ่อน

ไม่เพียงแต่ความสวยงามเท่านั้นที่สำคัญต่องานออกแบบภายในห้องประชุม แต่ระบบห้องประชุมเป็นสิ่งที่ละเอียดอ่อนทั้งเรื่องแสงและเสียงภายในห้อง โดยความสำคัญของระบบแสงและเสียงภายในห้องประชุมนั้นเกี่ยวเนื่องโดยตรงกับการประชุม ซึ่งแสงภายในห้องนั้นเป็นปัจจัยเสริมที่สร้างบรรยากาศภายในห้องไม่ให้ตึงเครียด ซึ่งจะทำให้ผู้เข้าประชุมนั้นผ่อนคลายและสามารถประชุมได้นานขึ้น

ในส่วนของเสียง ห้องประชุมที่ดีต้องสามารถกระจายเสียงได้อย่างทั่วถึง ไร้เสียงรบกวนขณะประชุม ซึ่งในการออกแบบต้องคำนึงถึงการเลือกใช้วัสดุตกแต่งภายในห้อง ซึ่งจะมีผลต่อคุณภาพของเสียงเนื่องจากวัสดุตกแต่งแต่ละประเภทจะมีค่าของการดูดซับเสียงที่แตกต่างกัน รวมทั้งการเลือกใช้อุปกรณ์ระบบเสียง หากผู้ออกแบบไม่คำนึงถึงสิ่งเหล่านี้ อาจส่งผลให้เกิดปัญหาเสียงรบกวนภายในห้องประชุมตามมา ทั้งเสียงก้อง เสียงสะท้อนหรือการกระจายเสียงที่ไม่ทั่วถึง เป็นต้น

ความพร้อมของบริษัท

สิ่งที่ทำให้บริษัทออกแบบเฉพาะทางแตกต่างจากบริษัทออกแบบภายในทั่วไปคือ ความพร้อม โดยความพร้อมในที่นี้หมายถึง ความพร้อมในการออกแบบ ทั้งในด้านองค์ความรู้ มีผลงานเพื่อสร้างความน่าเชื่อถือ และมีทีมงานที่พร้อมสนับสนุน ทั้งงานออกแบบตกแต่งภายในรวมถึงงานระบบห้องประชุม ซึ่งบริษัทที่มีความพร้อมตามคุณสมบัติที่กล่าวมาข้างต้น จะช่วยทำให้งานนั้นออกมาสมบูรณ์

เตรียมความพร้อมก่อนเลือกบริษัทออกแบบ

ทำความเข้าใจวัตถุประสงค์การใช้งานของห้องประชุม

ก่อนเลือกบริษัทออกแบบระบบห้องประชุม ผู้ว่าจ้างควรทำความเข้าใจวัตถุประสงค์ของการใช้งานก่อน เริ่มต้นจากวางแผนถึงแนวทางการใช้งานห้อง เช่น สร้างห้องประชุมสำหรับผู้บริหาร หรือ สร้างห้องประชุมสำหรับการจัดการสถานการณ์ฉุกเฉิน เพื่อสามารถอธิบายความต้องการให้กับผู้ออกแบบได้

ศึกษารูปแบบห้องประชุมเบื้องต้น

เมื่อทราบวัตถุประสงค์ที่ต้องการแล้ว ผู้ว่าจ้างควรศึกษารูปแบบของห้องประชุมด้วย ซึ่งรูปแบบของห้องประชุมจะถูกออกแบบเพื่อตอบสนองต่อวัตถุประสงค์ โดยตัวอย่างรูปแบบของห้องประชุมมีดังนี้

• ห้องประชุมบอร์ดรูม (Board room) ห้องประชุมที่ตอบสนองต่อการประชุมในระดับผู้บริหาร การออกแบบเน้นไปที่การพูดคุยปรึกษาเป็นหลัก ดังนั้นโต๊ะและที่นั่งจะหันหน้าเข้าหากัน และขนาดของห้องจะพอดีกับจำนวนผู้เข้าประชุม ไม่กว้างหรือเล็กจนเกินไป
• ห้องประชุมอเนกประสงค์ (Multipurpose meeting room) เป็นรูปแบบห้องประชุมที่ยืดหยุ่นสามารถปรับเปลี่ยนตามลักษณะการใช้งานในแต่ละครั้ง พื้นที่ภายในห้องจึงโปร่งโล่งเพื่อตอบรับกับการเคลื่อนย้ายอุปกรณ์
• ห้องประชุมวอร์รูม (War room) เป็นห้องประชุมที่ใช้สำหรับวางแผนและตัดสินใจในสถานการณ์พิเศษ รูปแบบของห้องประชุมจึงออกแบบเพื่อรองรับเทคโนโลยีในการปฏิบัติการ รวมถึงต้องออกแบบแสงสว่างเพื่อรองรับการใช้งานในระยะเวลานานอีกด้วย
• ห้องประชุมคอมมานด์แอนด์คอนโทรล (Command and control room) เป็นห้องที่ใช้ในการติดต่อ ควบคุมและสั่งการหน่วยงาน ซึ่งการออกแบบจะคล้ายกับห้องประชุมวอร์รูม แตกต่างกันที่ห้องนี้จะมีขนาดใหญ่กว่า เพื่อรองรับจำนวนผู้เข้าประชุมที่มีมากกว่าห้องประชุมวอร์รูม
• ห้องประชุมออดิทอเรี่ยม (Auditorium room) เป็นห้องประชุมยกระดับขนาดใหญ่ งานออกแบบจึงต้องรองรับผู้เข้าประชุมจำนวนมาก ทั้งในด้านความสะดวกสบายและคุณภาพของระบบเสียงให้กระจายทั่วถึงกันทั้งห้อง

เลือกบริษัทออกแบบระบบห้องประชุม

เลือกบริษัทที่มีมัณฑนากรที่เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน

ในการเลือกบริษัทออกแบบระบบห้องประชุม ควรเลือกบริษัทที่มีมัณฑนากรเฉพาะด้านที่เชี่ยวชาญห้องประชุม เพื่อสร้างความน่าเชื่อถือให้กับโครงการ และเพิ่มคุณภาพให้งาน เนื่องจากมัณฑนากรหรือนักออกแบบตกแต่งภายในเป็นฟันเฟืองชิ้นสำคัญที่ช่วยสร้างมาตรฐานให้กับงาน โดยหน้าที่หลักของมัณฑนากร คือ ออกแบบ วางแผน ควบคุมงานสถาปัตยกรรมภายในอาคาร และสานต่อความต้องการของผู้ว่าจ้างสู่งานออกแบบ

เลือกบริษัทที่มีประสบการณ์มายาวนานและผลงานตรงกับรูปแบบของห้องประชุมที่ต้องการ

ประสบการณ์การทำงานเป็นอีกหนึ่งปัจจัยสำคัญในการเลือก ดังที่กล่าวไปข้างต้นว่างานออกแบบห้องประชุมมีความละเอียดอ่อน ดังนั้นในการออกแบบจึงต้องคาดการณ์ล่วงหน้าถึงปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้น ความรู้และประสบการณ์เป็นสิ่งที่ช่วยให้ผู้ออกแบบมองเห็นปัญหาและสามารถออกแบบเพื่อป้องกันปัญหาที่จะเกิดขึ้นในอนาคตได้

เลือกบริษัทจากการจัดประกวดราคา

การเลือกบริษัทจากการจัดประกวดราคา เป็นวิธีที่หลายหน่วยงานเลือกใช้ เพราะจะได้บริษัทที่ตรงตามเงื่อนไขของผู้ว่าจ้างและอยู่ในงบประมาณที่วางไว้ แต่ทั้งนี้ในการเลือกบริษัทจากการประกวดราคา ต้องตรวจสอบคุณสมบัติและความพร้อมของบริษัทด้วย ว่าสามารถทำงานตามขอบเขตของงานได้หรือไม่ (Term of Reference) เพื่อให้งานออกแบบห้องประชุมออกมาตรงตามความต้องการอย่างมีคุณภาพ

สรุป

สาเหตุที่การออกแบบห้องประชุมต้องใช้บริษัทเฉพาะทาง เนื่องจากห้องประชุมเป็นพื้นที่ที่มีความละเอียดอ่อน การออกแบบในเชิงศิลปะความสวยงาม ไม่อาจตอบสนองการใช้งานได้หมด ดังนั้นการเลือกบริษัทที่ออกแบบห้องประชุม จึงควรเลือกบริษัทเฉพาะทางที่สามารถสร้างความสวยงาม และตอบสนองการดำเนินงานภายในห้องประชุมได้

สอบถามสินค้าอื่นๆ ติดต่อทาง  safeandsound

ติดต่อได้ที่ เบอร์โทร 095-4466266 , 089-8415456 , 02-101-9982