Video Conference คืออะไร
ย้อนกลับไปเมื่อปี 2019 ทั่วทั้งโลกต้องพบเจอกับวิกฤติการแพร่ระบาดของเชื้อไวรัส Covid-19 ที่คร่าชีวิตผู้คนทั่วโลกไปกว่า 7 ล้านคน ส่งผลให้ผู้คน และองค์กรต่างๆ จำเป็นต้องปรับรูปแบบการทำงานสู่รูปแบบใหม่ที่เรียกว่า “New Normal” 1 ในเทคโนโลยีที่เข้ามามีบทบาทสำคัญ ในช่วงนั้น คงหนีไม่พ้น Video Conference หรือการประชุมออนไลน์ ที่ช่วยให้เราสามารถพบปะ พูดคุย หรือประชุมออนไลน์ โดยที่ไม่จำเป็นต้องมานั่งรวมกันบนโต๊ะ เพื่อลดโอกาสติดเชื้อไวรัส และยังคงสามารถทำให้การทำงานต่างๆ ภายในองค์กรดำเนินต่อไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ในบทความนี้เราจะพาเพื่อนๆ มาพูดคุยเจาะลึกกันว่า Video Conference คือ อะไร? ในปัจจุบันที่สถานการณ์การแพร่ระบาดของโควิด-19 ไม่ได้น่ากลัวเหมือนเมื่อก่อนแล้ว ระบบ Video Conference ยังคงจำเป็นอยู่มั้ยในปี 2023 ที่จะช่วยกระดับการทำงานภายในองค์กรของเพื่อนๆ ให้ดีขึ้น ถ้าพร้อมแล้ว ไปชมกันเลย
Video Conference คืออะไร?
Video Conference (วิ-ดี-โอ คอน-เฟอ-เรนซ์) หรือที่เราเรียกกันว่า การประชุมออนไลน์ คือ การสื่อสารโต้ตอบกันเรียลไทม์ แบบวิดีโอคอล(ภาพ และเสียง) ระหว่างผู้เข้าร่วมประชุมตั้งแต่ 2 คนขึ้นไป ด้วยเทคโนโลยีในการจับภาพ และเสียง ส่งผ่านอินเทอร์เน็ต เพื่อยกระดับการทำงานร่วมกัน ระหว่างผู้คนที่อยู่ต่างสถานที่ให้มีประสิทธิภาพราวกับกำลังทำงานอยู่ในสถานที่เดียวกัน โดยที่การประชุมออนไลน์จะเป็นการสื่อสารแบบ Full-Duplex หรือ การสื่อสาร 2 ทางแบบสมบูรณ์ แลกเปลี่ยนกันทั้งภาพ และเสียงแบบเรียลไทม์ เป็นเทคโนโลยีที่เข้ามาช่วยให้เกิดประสิทธิภาพ ในการทำงานร่วมกันของคนภายในองค์กรไปสู่อีกระดับ ที่การโทร หรือแชทไม่สามารถที่จะทำได้ระบบ VIDEO CONFERENCE ประกอบด้วยอะไรบ้าง
ระบบการประชุมออนไลน์ เป็นการทำงานร่วมกันระหว่าง ซอฟต์แวร์ และฮาร์ดแวร์ โดยที่ผมจะขอแบ่งองค์ประกอบของระบบ Video Conference ออกเป็น 4 ส่วนหลักๆ ดังนี้ครับ1. อุปกรณ์ในส่วนอินพุต (Input)
เป็นอุปกรณ์ที่ทำหน้าที่ในการ นำเข้า ข้อมูลต่างๆ เพื่อส่งไปยังผู้รับ โดยในการประชุมออนไลน์ จะมีข้อมูลที่รับ-ส่งไปมาทั้งหมด 2 แบบ คือ ภาพ และเสียง เพราะฉะนั้น อุปกรณ์ในส่วนอินพุต (ขาเข้า) ก็จะเป็นอุปกรณ์ที่ทำหน้าที่ในการจับภาพ และรับสัญญาณเสียง- กล้องประชุม ทำหน้าที่จับภาพ และวิดีโอ
- ไมค์ประชุมทางไกล ทำหน้าที่รับเสียงพูดประชุม
2. อุปกรณ์ประมวลผลเสียง (DSP : Digital Signal Processor)
เป็นอุปกรณ์ที่ทำหน้าที่ในการ ประมวลผล และจัดการกับเสียง ส่วนเกิน ที่เราไม่ต้องการในการประชุมออนไลน์ เช่น เสียงรบกวน(Noise) ที่เกิดจากการรับ-ส่งข้อมูลไป-มา, เสียงสะท้อน(Echo) ที่จะทำให้เกิด Feedback อันเป็นปัญหาสำคัญของระบบการประชุมทางไกลแบบ Full-Duplex(สื่อสารกันแบบเรียลไทม์) เป็นต้น3. ช่องทางการสื่อสารรับ-ส่งข้อมูล และซอฟต์แวร์ (Network&Software)
ช่องทางการสื่อสาร และซอฟต์แวร์ทำหน้าที่เป็น สื่อกลางในการส่งข้อมูล ขาเข้า(ภาพ และเสียงจากฝั่งเรา) ไปยังผู้รับ และรับข้อมูล(ภาพ และเสียงจากอีกฝั่ง) เพื่อแสดงผลที่อุปกรณ์เอาท์พุตของเรา โดยที่ช่องทางการสื่อสารที่ได้รับความนิยมที่สุดในปัจจุบัน คือ อินเทอร์เน็ต และซอฟต์แวร์โปรแกรมประชุมออนไลน์ อย่างเช่น Zoom, Microsoft Teams และ Google Meet4. อุปกรณ์ในส่วนเอาท์พุต(Output)
เป็นอุปกรณ์ที่ทำหน้าที่ในการ แสดงผล ข้อมูลต่างๆ ที่รับมาจากผู้เข้าร่วมประชุมอีกฝั่ง ผ่านทาง ช่องทางการรับ-ส่งข้อมูล โดยการประชุมออนไลน์ จะมีข้อมูลที่ต้องแสดงผลหลักอยู่ 2 แบบเช่นเดียวกับอินพุต นั่นก็คือภาพ และเสียง เพราะฉะนั้นอุปกรณ์ในส่วนของเอาต์พุต จึงมีอุปกรณ์ที่ทำหน้าที่ในการ แสดงภาพ และตอบสนองต่อเสียง- ลำโพง ทำหน้าที่ในการตอบสนองต่อสัญญาณเสียงที่รับมาจากอีกฝั่ง
- จอแสดงผล ทำหน้าที่ในการแสดงภาพ ของผู้เข้าร่วมประชุมอีกฝั่ง
ทำไมต้องใช้ระบบ Video conference
ปัจจุบันระบบการประชุมทางไกลผ่านจอภาพ (Video Conference ) ถูกใช้ในหน่วยงานและองค์กรทั้งภาครัฐและเอกชนอย่างแพร่หลาย เพราะต่างเล็งเห็นประโยชน์ของระบบวิดีโอคอนเฟอเรนซ์ ที่ช่วยให้ไม่ต้องเสียเวลาในการเดินทาง และยังประหยัดค่าใช้จ่ายในการเดินทาง และค่าใช้จ่ายแฝงอื่น ๆ เช่น ค่าน้ำมัน ค่าเบี้ยเลี้ยงและค่าที่พักเมื่อต้องไปต่างเมืองหรือต่างประเทศ เป็นต้น อีกทั้งการนัดประชุมเพื่อปรึกษาหารือเรื่องต่าง ๆ ในอดีต จะต้องมีการนัดบุคคลหรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้เข้ามาประชุมร่วมกันในสถานที่ วัน และเวลาเดียวกันตามที่กำหนด ซึ่งเป็นการเสียเวลาและสิ้นเปลืองงบประมาณและค่าใช้จ่าย ในการให้ทุกคนเข้าร่วมประชุมพร้อมกัน แต่ด้วยระบบการประชุมทางไกลผ่านจอภาพ หรือ วิดีโอคอนเฟอเรนซ์ ทำให้ทุกคนสามารถเข้าร่วมประชุมจากทุกที่ ทุกเวลา เพียงเชื่อมต่อด้วยอุปกรณ์สื่อสารอย่างสมาร์ทโฟน และแท็บเล็ต ผ่านโครงข่ายอินเทอร์เน็ตเท่านั้นการประชุมทางไกลแบบไร้พรมแดน
ด้วยความที่ระบบ Video Conference เป็นการเชื่อมต่อรับ-ส่งข้อมูลบนเครือข่ายอินเทอร์เน็ต คุณจึงสามารถที่จะประชุมร่วมกับผู้เข้าร่วมประชุมได้จากทั่วทุกมุมโลก ช่วย “เชื่อมต่อโลกทั้งใบให้เข้าถึงกัน” ปลดปล่อยขีดจำกัดในการทำงานร่วมกันภายในองค์กรการสื่อสารทั้งภาพ และเสียงแบบ Full-Duplex
สิ่งสำคัญของการประชุม ไม่ใช่การสื่อสารกันด้วยเสียง แต่เป็นภาษากาย สีหน้า และท่าทาง ระบบ Video Conference จะช่วยให้การสื่อสารระหว่างทั้งสองฝ่าย สามารถรับรู้อารมณ์ ความรู้สึก และถ่ายทอดข้อมูลต่างๆ ได้ดีกว่าการสื่อสารผ่านทางโทรศัพท์ หรือข้อความเพิ่มความยืดหยุ่น และความสะดวกสบายในการประชุม
ช่วยเพิ่มความยืดหยุ่นในการประชุม และการทำงานร่วมกันภายในองค์กร คุณสามารถเข้าร่วมประชุมได้จากที่บ้าน สำนักงาน หรือแม้กระทั่งร้านกาแฟ ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารจัดการกับตารางงาน และเวลาชีวิตของตัวเองได้ดียิ่งขึ้นเพิ่มประสิทธิภาพในการการทำงานร่วมกันของคนในองค์กร
ด้วยความสามารถในการจัดการประชุมได้จากทุกที่ ระบบ Video Conference จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานภายในองค์กรของคุณ ให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น จัดประชุมได้บ่อยขึ้น โดยไม่กระทบกับตารางการทำงานประหยัดเวลา และค่าใช้จ่าย
อย่างที่เรารู้กันว่าการประชุมตามปกติ นั้นสิ้นเปลืองเวลา และค่าใช้จ่ายมาก ไม่ว่าจะเป็นค่าใช้จ่ายในการเดินทาง หรือเวลาที่ใช้ในการเดินทาง การประชุมออนไลน์จะช่วยลดต้นทุนต่างๆ ให้บุคลากรในองค์กรเอาเวลาเหล่านี้ไปไปสร้างสรรค์งานอื่นๆ ที่เกิดประโยชน์กับองค์กรได้มากขึ้นสอบถามสินค้าอื่นๆ ติดต่อทาง safeandsound
ติดต่อได้ที่ เบอร์โทร 095-4466266 , 089-8415456 , 02-101-9982